ASSOCIATION CANADIENNE DES SOMMELIERS PROFESSIONNELS - CHAPITRE DU QUÉBEC
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Les dispositions qui suivent constituent les règlements généraux de l’Association Canadienne des Sommeliers Professionnels-Québec constituée en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies le 30 mars 1989, sous le nom d’Association Canadienne des Sommeliers Professionnels (ACSP), modifiée par les lettres patentes supplémentaires du 3 février 1997 et du 20 juin 2013.
L’ACSP-Nationale est une Association d’Associations à but non lucratif. Elle est composée d’un Conseil National canadien dirigé par un président et des administrateurs des Associations provinciales, dont l’ACSP-Québec.
Le Conseil d’Administration National (CAN) est l’organisme central et décisionnel de l’ACSP en ce qui a trait aux activités nationales et internationales.
Le CAN possède le droit d’exiger une cotisation annuelle aux Associations Provinciales afin de répartir selon les provinces, la cotisation annuelle de l’Association de la Sommellerie Internationale (ASI).
Le CAN est le seul organisme pouvant accepter et reconnaître la création de nouvelles Associations Provinciales ou procéder à l’exclusion d’Associations Provinciales.
Le CAN doit rendre compte de son administration, par l’intermédiaire de chaque président provincial, aux membres réunis lors de la réunion annuelle de l'assemblée générale des provinces.
Le CAN dirige la préparation du concours national de sommellerie selon les règles établies de ce dernier.
Le CAN désigne la ou les personnes qui le représenteront lors des assemblées internationales et des concours internationaux conduits par l’ASI.
Tous les conseils provinciaux suivent les mêmes règles concernant la politique de représentation du Canada sur la scène internationale (ASI) et le concours national de sommellerie.
Chaque conseil provincial est indépendant au niveau de sa trésorerie, de l’éducation de la sommellerie, des concours de sommellerie de niveau provincial, de la gestion des événements promotionnels et de l’accréditation de ses membres.
Hormis les points précédents et sauf avis contraire dans les règles, chaque Association Provinciale, telle que l’ACSP-Québec, est indépendante et souveraine en ce qui concerne ses règlements généraux.
1.1 Interpétation
Dans les règlements qui suivent, le terme «Association» désigne l’«ACSP-Québec» soit l’Association Canadienne des Sommeliers Professionnels, chapitre du Québec –ou «CAPS-Quebec» en anglais pour – Canadian Association of Professional Sommeliers- Quebec chapter.
Le terme «Association nationale» désigne l’ACSP soit «l’Association Canadienne des Sommeliers Professionnels» au niveau national et/ou «CAPS» en anglais pour – Canadian Association of Professional Sommeliers.
Le titre de «président», avec ou sans mention de la province, désigne le président du conseil d’administration du chapitre du Québec. Il en va de même pour les titres des autres administrateurs du chapitre du Québec.
Le titre de «président national», désigne le président du Conseil d’Administration de l’ACSP/CAPS. Il en va de même pour les titres des autres administrateurs au niveau national («trésorier national», «secrétaire national», …).
Pour les fins du contexte des présents règlements, le masculin comprend également le féminin et le singulier comprend également le pluriel.
1.2 Siège social
Le siège social de l’Association est établi dans la ville de Montréal.
1.3 Objets
Les objets pour lesquels l’Association est constituée sont les suivants :
L’Association poursuivra ses activités sans aucune fin de gains pécuniaires pour ses membres et tous profits ou autres gains de semblable nature que pourrait faire l’Association seront utilisés uniquement dans la poursuite de ses objets.
1.4 Logos officiels
Le logo officiel de l’ACSP représente une grappe de raisin, violette ou verte, comportant sur le côté extérieur gauche du texte, 13 baies pour les 10 provinces et les 3 territoires. Le logo comporte du côté droit le nom de l’association nationale, de la même couleur que la grappe, avec le nom anglais en haut et le nom français en bas. Ce logo est le seul reconnu pour tous les chapitres, dont le Québec et ne peut être modifié sans l’accord du Conseil National.
2.1 Adoption
Le Conseil d’Administration peut modifier les présents règlements ou en adopter de nouveaux.
2.2 Approbation
Les règlements et leurs modifications entrent en vigueur lorsqu’ils sont approuvés par un vote majoritaire des membres lors d’une assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale extraordinaire. Les règles clairement énoncées comme étant de juridiction nationale ne peuvent être modifiées que par le Conseil National.
Lorsque les membres ont refusé d’approuver un règlement, un règlement semblable adopté par le Conseil d’Administration ne peut entrer en vigueur que s’il est approuvé par les membres lors d’une nouvelle assemblée générale des membres.
3.1 Catégories et droits des membres
L’Association possède cinq catégories de membres, soit les catégories suivantes : sommelier accrédité, associé, étudiant, corporatif ou honoraire, avec chacun des frais d’adhésion et des droits adaptés à leur statut. Un membre en règle est ainsi reconnu s’il a payé sa cotisation lorsque requise pour l’année en cours.
Membre Sommelier Accrédité
Les membres en règle peuvent :
Membre Associé et Membre étudiant
Les membres en règle peuvent ::
Membre Corporatif
Les trois (3) représentants désignés d’une entreprise inscrite peuvent:
Membre Honoraire
Le statut de Membre Honoraire de l’ACSP-Québec est décerné aux sommeliers qui ont fait honneur de façon exceptionnelle à leur profession ou à tout autre bâtisseur qui a contribué de façon évidente à la profession de sommelier.
Ce statut vise donc à reconnaître les services rendus à l'ACSP, tous chapitres confondus, et/ou la promotion et le rayonnement de la sommellerie au Québec et à travers le monde. Ils sont exempts de verser une cotisation annuelle.
Ils jouissent des mêmes droits que les membres sommeliers accrédités, s’ils sont admissibles à ce statut. Sinon, ils ont les mêmes droits que les membres associés ou étudiants.
3.2 Admission
Membre Sommelier Accrédité
Statut réservé aux sommeliers professionnels. Pour être admissible, un candidat doit :
Chaque province est responsable de la validation du statut de sommelier accrédité et produit à cet effet, sur demande, un document établissant les formations reconnues.
Dans le cas où les diplômes obtenus ne sont pas suffisants, la province établit également les équivalences demandées en expérience professionnelle pour l’obtention de l’accréditation professionnelle.
Membre Associé
Statut ouvert à tous les professionnels de l’industrie du vin, aux connaisseurs avertis ainsi qu’aux amateurs désireux de contribuer à l’essor et à la défense de la sommellerie au Québec.
Membre étudiant
Statut réservé aux étudiants inscrits dans des programmes pouvant mener à une accréditation de sommelier professionnel.
Membre Corporatif
Les membres corporatifs peuvent représenter une entreprise ayant un intérêt pour l’industrie du vin et des spiritueux, et souhaitant encourager la profession de sommelier.
Membre Honoraire
Les membres honoraires sont choisis par le Conseil d’Administration pour services rendus à l’Association ou au rayonnement de la sommellerie au Québec ou dans le monde.
Ce statut peut être révoqué à tout instant par le Conseil d’Administration par vote majoritaire.
3.3 Cotisation
Le Conseil d’Administration fixe pour chaque catégorie de membre le montant de la cotisation annuelle, de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement. Les montants entrent en vigueur dès leur adoption par le Conseil d’Administration.
Tous les membres doivent s’acquitter des frais de cotisation, à l’exception des membres du Conseil d’Administration et des membres honoraires. Tout membre démissionnaire du Conseil d’Administration doit payer sa cotisation à l’intérieur des trente (30) jours suivant sa démission afin de demeurer membre.
3.4 Suspension ou expulsion
Le Conseil d’Administration peut réprimander, suspendre ou expulser un membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, qui a enfreint les règlements ou qui agit de façon contraire aux objets de l’Association ou nuit à ses intérêts par ses activités et sa conduite selon le code d'éthique et de déontologie de l'association.
Un membre est retiré des listes de l’Association s’il n’a pas payé sa cotisation dans le délai fixé par le Conseil d’Administration.
4.1 Assemblée générale annuelle
L’assemblée générale annuelle a lieu dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice financier.
Le Conseil d’Administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée.
4.1.1 Convocation
Un avis de convocation doit être acheminé aux membres à l’intérieur des trente (30) jours précédant ladite réunion.
4.1.2 Pouvoirs de l'assemblée générale annuelle
Sous réserve des dispositions des présents règlements,les pouvoirs suivants sone exprésement dévolus :
4.2 Assemblée extraordinaire
Le Conseil d’Administration, ou 10% des membres en règle, peuvent, en cas de besoin, demander la tenue d’une assemblée extraordinaire des membres. Le président doit alors convoquer l’assemblée.
Une telle demande doit être faite par le biais d’une résolution du Conseil d’Administration ou d’une demande écrite signée par au moins 10% des membres en règle, avec les sujets qui feront l’objet de l’assemblée.
4.2.1 Convocation
Un avis de convocation doit être acheminé aux membres à l’intérieur des trente (30) jours précédant ladite réunion.
L’avis de convocation doit présenter le ou les buts de cette assemblée.
4.3 Quorum
Les membres présents constituent le quorum.
4.4 Vote
1. Ont droit de vote les membres en règle appartenant aux catégories de :
a) membre sommelier accrédité et
b) membre honoraire admissible au statut de membre sommelier accrédité
2. En cas d’égalité des votes, le président possède une voix prépondérante.
3. Le vote par procuration est interdit.
4. Le vote se prend à main levée à moins que trois (3) membres demandent un vote au scrutin secret. Dans le cas d’un scrutin secret, le président de l’assemblée doit nommer deux scrutateurs parmi les membres en règle pour distribuer, recueillir et compiler les bulletins de vote et transmettre le résultat au président.
5. A moins de dispositions contraires, toutes les propositions soumises à l’assemblée des membres seront adoptées à la majorité simple des voix exprimées (50% +1).
6. Dans le cas de modifications au niveau de la structure ou des lettres patentes, ces modifications doivent être adoptées par les deux tiers (2/3) des membres afin de devenir effectives (ou d’entrer en vigueur).
5.1 Admissibilité des membres à une élection au conseil
Pour être admissible à un poste au sein du Conseil d’Administration, les membres en règle doivent respecter les critères suivants :
Et plus généralement :
Limite aux points précédent : un maximum de deux membres associés peuvent être choisis par les membres pour siéger à part entière sur le Conseil d’Administration, avec les mêmes droits que les autres membres du Conseil d’Administration.
5.2 Élection du conseil
Note : au Québec la loi sur les compagnies (article 88) établit à 2 (deux) ans la durée du mandat d’un administrateur.
5.3 Postes au conseil
Les administrateurs délèguent certains de leurs pouvoirs aux dirigeants de l’Association, nommés « les officiers ». Ces dirigeants sont le président, les deux (2) vice-présidents, le secrétaire général et le trésorier
5.3.1 Le président et les vice-présidents
Le président et les vice-présidents sont élus par le Conseil d’Administration.
Le président est responsable de l’intégrité et de la performance du Conseil d’Administration.
Il est soumis aux mêmes droits, devoirs et responsabilités que les autres administrateurs.
Parmi ses principales fonctions :
Les vice-présidents remplacent le président dans toutes ses fonctions si besoin est, selon la demande du président et selon leur disponibilité. Ils secondent également le président dans la réalisation des objectifs de l’Association.
5.3.2 Le trésorier et le secrétaire
Le trésorier et le secrétaire sont nommés par le conseil d’administration.
5.3.3 Les autres membres du Conseil d’Administration
Selon les besoins de l’Association, des titres de directeur peuvent être assignés à des membres du Conseil d’Administration afin de reconnaître des mandats spécifiques dont ils sont les premiers responsables.
Le président procède à la nomination de ces membres du Conseil d’Administration à ces différents mandats avec le consentement du reste du Conseil d’Administration.
Certains mandats peuvent être cumulés avec une fonction d’officier.
5.4 Roles et pouvoirs du conseil d'administration
Le Conseil d’administration possède les pouvoirs suivants, sous réserve des dispositions des présents règlements :
5.5 Réunions du conseil
L’avis de convocation présente les points suivants :
Il existe deux types d’assemblées: ordinaires et spéciales
1. Les réunions ordinaires ont lieu à une date fixe, et un calendrier est présenté aux administrateurs en début d’année par le président. Ce calendrier peut être, au besoin, modifié pendant l’année.
2. Les réunions spéciales sont tenues pour ne traiter que de quelques sujets particuliers et jugés urgents.
Le président ouvre l’assemblée, vérifie la conformité de l’avis de convocation et établit s’il y a quorum.
Le quorum est établi lorsqu’une majorité des administrateurs en fonction sont présents pour la durée de la réunion. Le quorum est requis pour toute décision prise par le Conseil d’administration et consignée au procès-verbal de la réunion. Le quorum n’est pas requis pour les sujets de nature informationnelle seulement
Vote des résolutions et autres décisions du Conseil d’Administration :
5.6 Devoirs et responsabilité des administrateurs
Les administrateurs ont le devoir :
1. de ne pas être rémunérés,
2. de réaliser le ou les mandats qui leur ont été confiés
3. d’agir avec prudence et diligence (C.c.Q, article 322), soit :
a. de participer aux Conseils d’Administration et de se tenir informer des dossiers
b. de réaliser les tâches avec un soin raisonnable compte tenu de leurs compétences
c. d’assurer la conservation du patrimoine de l’Association
4. d’agir personnellement
5. d’agir avec honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt de l’Association
6. de ne pas tirer un avantage démesuré des biens et des informations qui proviennent de l’Association (C.c.Q. 323)
7. d’éviter les conflits d’intérêts
8. de respecter les limites de leurs pouvoirs
9. de veiller à ce que l’Association respecte les lois qui la gouvernent
10. de voir à ce que l’Association agisse en respect des objets de ses lettres patentes
11. de respecter les règlements généraux qui constituent un contrat entre l’Association et ses membres
12. de présenter un rapport d’activité et les états financiers de l’exercice terminé aux membres présents lors de l’Assemblée générale annuelle des membres.
Les administrateurs peuvent être remboursés pour différents frais raisonnables encourus dans l’exercice de leurs fonctions et activités approuvées par le conseil et compatibles avec le budget approuvé par le Conseil d’administration.
Les administrateurs sont solidaires des décisions prises par le Conseil d’Administration.
5.6.1 Destitution d’un administrateur
Dans le cas de faute grave (exemple : fraude, malhonnêteté, conflit d’intérêt manifeste), le Conseil d’Administration peut décider de destituer un administrateur.
Un administrateur qui est absent à plus de la moitié des réunions ordinaires du Conseil d’administration pendant une année, ou qui ne se tient pas au courant des procès-verbaux, ou qui ne fait pas de suivi sur les dossiers qui lui sont confiés, peut se voir, également, destitué par le Conseil d’Administration.
L’administrateur passible de destitution doit pouvoir répondre au Conseil d’Administration sur les points qui lui sont reprochés, avant que le Conseil d’Administration passe au vote de destitution.
5.7 Devoirs et responsabilités du Conseil provincial vis-à-vis de l’Association nationale
Le Conseil d’administration de l’Association, est indépendant au niveau de sa trésorerie, de l’éducation de la sommellerie, des concours de sommellerie dans son chapitre, de la gestion des événements promotionnels et de l’accréditation de ses membres.
Tous les Conseils d’administration de chapitre suivent les mêmes règles concernant la politique de représentation du Canada sur la scène internationale (ASI) et le concours national de sommellerie.
Le conseil d’administration du chapitre doit rendre compte de son administration et de ses activités par l’intermédiaire de son président et d’un (1) membre choisi par son conseil, aux autres membres du Conseil National réunis lors de réunions établies par l’Association nationale.
6.1 Affaires financières
Le trésorier est en charge des affaires financières de l’Association. Il peut s’adjoindre les services de toute personne compétente afin de fournir l’information financière nécessaire au bon fonctionnement de l’Association.
Le trésorier s’assure de la préparation des états financiers et du budget de fonctionnement de l’Association et prépare tout rapport complémentaire pour sa bonne gestion financière.
L’Association peut obtenir un financement par quatre (4) modes principaux :
a) Monopole de distribution des alcools (SAQ)
b) Écoles hôtelières publiques, à la condition que les ententes signées avec les écoles publiques sont équitables pour toutes les écoles et adaptées à leurs moyens.
c) Les partenaires publics ne sont pas intégrés à la structure de l’Association, les ententes sont ponctuelles et ne doivent porter que sur des avantages chiffrables, de part et d’autre, en termes monétaires
4. Par la facturation de la participation à certaines activités qu’elle organise.
6.2 Exercice financier
L’exercice financier de l’Association débute le 1er octobre et se termine le 30 septembre de chaque année.
6.3 Signatures
Les signataires de tout compte d’opérations financières doivent être des administrateurs désignés par le Conseil d’Administration.
L’évolution des opérations des institutions financières étant en constante mutation, divers modes de transactions d’encaissement ou de déboursé peuvent être utilisés lorsque leur utilité est reconnue par le Conseil d’Administration.
6.4 Cotisations à l'Association nationale
Le Conseil d’Administration accepte ou refuse la cotisation annuelle provinciale demandée par le Conseil National de l’ACSP, conformément à l’indépendance de gestion établie précédemment
7.1 Livres et registres
L’Association conserve les documents suivants :
7.2 Dissolution
Le président ou son délégué doit faire connaître dans le délai légal à l’Inspecteur Général des Institutions Financières tous changements survenus dans l’administration ou la direction de l’Association, ainsi que tout changement apporté à ses statuts. Ces modifications ou changements sont en outre consignés dans un registre paraphé, en respectant les règlements de la partie III de la loi sur les Compagnies du Québec.
La dissolution de l’Association ne peut être prononcée que par la réunion de l’Assemblée Générale des membres convoqués spécialement à cet effet et votée aux deux tiers (2/3). Le Conseil d’Administration désigne alors un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’Association. L’Association attribue l’actif conformément à la loi.
Ces règlements généraux ont été révisés par le Conseil d’Administration de l’Association le 12 décembre 2019 et adoptés par l’Assemblée Générale du 13 janvier 2020
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